Informativa Whistleblowing Haleon

Italy

 

Ultimo Aggiornamento: 14 ottobre 2024

Sappiamo che la privacy è importante per Lei. Ci impegniamo a trattare le Sue informazioni personali con cura e correttezza.

Conformemente alle leggi applicabili in materia di protezione delle informazioni personali, La informiamo che i Suoi dati personali (di seguito denominati anche "dati") vengono raccolti e trattati per adempiere agli obblighi previsti cui è soggetta la società in materia di Whistleblowing. I dati sono trattati con e senza l'ausilio di strumenti elettronici, in base a logiche e procedure coerenti con le finalità di seguito indicate e nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), compresi i profili di confidenzialità e sicurezza.

Haleon dà valore alla Sua privacy. Ad essa ci riferiamo quando diciamo "Haleon", "noi", o "nostri".

Per informazione personale si intende qualsiasi informazione o parti di informazioni che possano identificarLa direttamente (ad esempio il Suo nome) o indirettamente (ad esempio un numero identificativo univoco) nell'ambito della gestione di una segnalazione Whistleblowing. 

Se qualcosa in questa Informativa Privacy è in contrasto con la legge locale nel Suo Paese, la legge locale prevale. 

Quali informazioni personali raccogliamo su di Lei?  

Haleon tratterà i seguenti dati personali e le informazioni fornite quando si effettua una segnalazione non anonima:

• il vostro nome e i dati di contatto (a meno che la segnalazione non avvenga in forma anonima);
• il nome e i dati personali di altre persone eventualmente forniti nella segnalazione (es: descrizione delle funzioni e informazioni di contatto);
• la descrizione della presunta violazione, nonché una descrizione delle circostanze del caso. Si noti che a seconda delle leggi in vigore nel paese in cui il segnalatore è residente, la segnalazione potrebbe non essere permessa in forma anonima; tuttavia, i dati personali saranno trattati in modo confidenziale e saranno divulgati solo secondo le regole indicate di seguito.

Soltanto laddove rilevanti per la questione segnalata e solo nella misura consentita dalla legge applicabile e/o dalla necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in giudizio possono essere trattati i dati appartenenti alle categorie particolari (es. dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona) o quelli relativi a condanne o reati. Qualora tali dati non siano rilevanti ai fini della segnalazione o siano ultronei, saranno cancellati prontamente e non verranno ulteriormente trattati.

Il conferimento dei dati personali è volontario. Tuttavia, il segnalante è incoraggiato a rivelare la propria identità per i seguenti motivi:

• è più difficile dare seguito a una segnalazione se non è possibile ottenere ulteriori informazioni dalla fonte della segnalazione; e
• la società può dare seguito alla segnalazione e condurre un'indagine più completa e approfondita.

Se non vengono forniti i dati personali delle persone oggetto della segnalazione o coinvolte nella stessa, potrebbe essere impossibile condurre un'indagine.

Per quali fini raccogliamo le Sue informazioni personali? 

Haleon raccoglie i dati personali che Lei fornisce al momento di effettuare segnalazioni circostanziate di (i) condotte illecite o di violazioni dei modelli di organizzazione e gestione di Haleon di cui si sia venuti a conoscenza nell'ambito del rapporto di lavoro in conformità alla legge (legge 30 novembre 2017, n. 179); (ii) comportamenti contrari alla corretta e completa applicazione della Policy aziendali e porre in essere le attività successive e conseguenti a dette verifiche, nonché al fine di ottemperare a specifici obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti e dalla normativa applicabile con riferimento a precise esigenze di controllo interno della Haleon e di monitoraggio dei rischi aziendali, specificamente dettate dalla legge; (iii) condotte determinate all’interno del Code of Conduct ("Policy"/"Codice Etico") reperibile qui Haleon CoC_v1.0 in ITALIANO (1).pdf  e mediante i canali citati nella della stessa Policy.

Le finalità del trattamento dei dati personali sono la gestione delle segnalazioni, in base all'obbligo di rispettare le disposizioni di legge relative all'implementazione di un sistema di whistleblowing ai sensi della legge italiana sul whistleblowing.

Su quale base utilizziamo le Sue informazioni personali? 

Possiamo raccogliere e trattare le Sue informazioni personali quando si verifica una delle seguenti condizioni:

• Rispetto degli obblighi di legge (art. 6, paragrafo 1, lettera c del GDPR): per conformarsi alle leggi e ai requisiti normativi pertinenti e per rispondere alle richieste legittime, ai provvedimenti giudiziari e ai procedimenti giudiziari.
• Interessi legittimi (art. 6, paragrafo 1, lettera f, del GDPR): per realizzare un interesse legittimo sulla base di una valutazione degli interessi di Haleon, dell'interessato e di altri interessi fondamentali.
• Consenso (art. 6, paragrafo 1, lettera b, del GDPR): l'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati personali. Il consenso espresso è richiesto anche durante l’utilizzo del canale di messaggistica vocale e per registrare incontri in presenza.
• Interessi vitali (art. 6, paragrafo 1, lettera d, del GDPR): laddove siano oggetto di una segnalazione.

Per quanto tempo conserviamo le Sue informazioni personali?

Conserveremo i Suoi dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario per il perseguimento delle finalità per le quali i Suoi dati personali sono raccolti e per l'adempimento degli applicabili obblighi di legge e non oltre 5 anni dalla data di comunicazione dell'esito della procedura di segnalazione.

Inoltre, i dati saranno cancellati ovvero resi anonimi in modo permanente al raggiungimento delle finalità sopra indicate, salvo il caso in cui Haleon sia tenuto a conservare i dati per un periodo ulteriore per adempiere ad obblighi di legge.

Come vengono trattati e con chi condividiamo le Sue informazioni personali? 

Nel rispetto del GDPR i dati personali che La riguardano di volta in volta acquisiti possono essere usati per aggiornare e correggere le informazioni raccolte in precedenza.

I dati personali sono accessibili al personale debitamente autorizzato in base a criteri di necessità e sono comunicati a terzi nei seguenti casi dall'Autorità Giudiziaria o qualsiasi altra Autorità avente diritto.

I Suoi dati potranno essere comunicati anche a fornitori terzi che ci supportano nella fornitura dei servizi necessari per la gestione delle segnalazioni, debitamente nominati responsabili del trattamento conformemente alle previsioni del GDPR.

Eventuali segnalazioni e i dati personali ivi compresi possono essere riportate, oralmente o per iscritto, anche durante una riunione fisica (da richiedere al momento della presentazione del rapporto). Le comunicazioni verbali, comprese quelle effettuate attraverso incontri faccia a faccia, devono essere documentate in uno dei seguenti modi:(a) attraverso una registrazione della conversazione; oppure(b) attraverso una trascrizione completa e accurata della conversazione (è possibile verificare, rettificare e accettare la trascrizione della conversazione firmandola).

In quali casi trasferiamo le Sue informazioni personali al di fuori del Suo Paese di origine? 

Per la gestione della segnalazione Whistleblowing potremmo dover trasferire e utilizzare le Sue informazioni personali al di fuori del Paese in cui le raccogliamo. Quando trasferiamo le Sue informazioni personali al di fuori del Suo Paese adottiamo   misure adeguate per proteggerle, come gli accordi di trasferimento dati che incorporano le clausole standard di protezione dei dati. Le leggi sulla privacy nei Paesi in cui le trasferiamo potrebbero non essere le stesse delle leggi del Suo Paese. Le forze dell'ordine, le agenzie regolatorie, le autorità di sicurezza o i tribunali dei Paesi in cui trasferiamo le Sue informazioni personali potrebbero avere il diritto di vedere le Sue informazioni personali. 

La Commissione Europea riconosce che alcuni Paesi al di fuori del SEE sono dotati di standard equivalenti per la protezione dei dati. L'elenco completo di questi Paesi è disponibile qui.

Se trasferiamo le Sue informazioni personali in un Paese non  presente in questo elenco, lo facciamo in base alle clausole contrattuali standard  adottate dalla Commissione Europea. Queste ci permettono di effettuare trasferimenti internazionali di informazioni personali all'interno di aziende parte del nostro Gruppo e di soddisfare le leggi sulla protezione dei dati dell'Unione Europea e il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).  Per ricevere informazioni ulteriori rispetto ai paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo in cui vengono trasferiti i suoi dati personali può scrivere all'indirizzo:  privacy@haleon.com

Come proteggiamo le Sue informazioni personali?

Vogliamo assicurarci che le Sue informazioni personali non siano condivise o utilizzate da coloro che non sono autorizzati a vederle. Utilizziamo una serie di misure e tecnologie di sicurezza per proteggere le Sue informazioni personali. 

Scegliamo attentamente i fornitori di servizi con cui collaboriamo e controlliamo che dispongano di misure e tecnologie di sicurezza per proteggere le Sue informazioni personali. 

Quali sono i Suoi diritti riguardo le Sue informazioni personali? 

Lei ha dei diritti di cui dobbiamo renderLa consapevole. Lei si può rivolgere ad Haleon ai recapiti sotto indicati per avere l’elenco aggiornato dei nostri Responsabili esterni, dei soggetti a cui sono comunicati i dati e per esercitare in qualsiasi momento i diritti di cui agli art. 15 ss. del GDPR ad es. ottenere conferma dell’esistenza o meno di Suoi dati, verificarne contenuto, origine, esattezza, chiederne integrazione, aggiornamento, rettificazione, cancellazione, anonimizzazione, chiedere la portabilità dei dati, limitazione del trattamento, opposizione al trattamento per motivi legittimi.

L'esercizio dei Suoi diritti come sopra menzionati può, in ogni caso, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata da parte di Haleon (a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione), per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell'interessato, al fine di salvaguardare gli interessi di Haleon connessi alla riservatezza ai sensi della legge 30 novembre 2017, n. 179. In tali casi, i Suoi diritti possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all'articolo 141 del D. Lgs. 196/2003. L'indirizzo per esercitare i Suoi diritti è:  privacy@haleon.com

In qualunque momento presentare reclamo all'Autorità competente (il Garante per la Protezione dei Dati Personali) come previsto ai sensi dell'art. 77 GDPR.I diritti a Sua disposizione dipendono dalla ragione per cui trattiamo le Sue informazioni personali e dalla legge locale del Suo Paese. In ragione di ciò Lei può avere diritto a:  

Per sapere come mettersi in contatto con noi per esercitare uno dei diritti come sopra indicati può consultare la sezione 'Informazioni di contatto e referenti privacy”.

Per proteggerLa e per proteggere la privacy degli altri, potremmo dover verificare la Sua identità prima di completare una Sua richiesta. 

Se si oppone all'utilizzo, da parte nostra, delle Sue informazioni personali o se ritira il consenso inizialmente fornitoci per poter utilizzare le Sue informazioni personali (nei Paesi dove Haleon processa le Sue informazioni personali in base al Suo consenso), rispetteremo la Sua scelta in linea con la legge applicabile. Tuttavia, opponendosi o ritirando il Suo consenso, potremmo non essere in grado di completare le attività di necessarie per raggiungere le finalità di trattamento descritte nella sezione 'Come utilizziamo le Sue informazioni personali'. 

Come aggiorniamo la presente Informativa Privacy?

Aggiorneremo la presente Informativa Privacy periodicamente. Qualsiasi modifica diventa effettiva quando pubblichiamo l'Informativa Privacy aggiornata sul sito Haleon. La presente Informativa Privacy è stata aggiornata alla data riportata nel campo “Ultimo Aggiornamento” mostrato in testa a questo documento. Se le modifiche sono significative, Le forniremo un avviso più esplicito sulle modifiche apportate. 

Chi è il Titolare del Trattamento  delle Sue informazioni personali?  

Haleon UK Services Limited, con sede in The Heights Building 5,  First Floor,  The Heights Weybridge Surrey, KT13 0NY, United Kingdom, e la società Haleon Italy Manufacturing S.r.l. Unipersonale, con sede in Via Nettunense 90, 04011 Aprilia (LT), sono i Co-Titolari del Trattamento delle Sue informazioni personali, insieme Haleon.

Informazioni di contatto e referenti privacy 

Se vuole esercitare i Suoi diritti, ha domande sulla presente Informativa Privacy, ha bisogno di maggiori informazioni o desidera segnalare una problematica, può contattare   privacy@haleon.com.

Se vuole conoscere chi è il Suo referente privacy nel Suo Paese, scriva a: Privacy@haleon.com.